电子文档管理的现状、特点以及建议口☆口口☆

  电子文档管理的现状□☆☆□□、特点以及建议

   文/ 西安航天动力测控技术研究所周鸿

   【摘要】目前□☆☆,电子文档管理的现状不容乐口观□☆□,其中存在口的问题亟口待解决☆☆□☆,同时电子文档管理有着自身的特点☆☆☆☆,要根据其特点开展工作☆□☆☆,才能实现对电子文档的有效管理□□□□☆。

   教育期刊网 http://ww口w.jyq口kw.com关键词电子口文档;管理;现状;特点;建议

   口随着口电子文档的日口益增多□☆☆,文档管理工作面对着严峻的挑战☆□☆☆□。文中将对电子文档管理的现状进行分口析☆□□☆,同时介绍电子口口文档管理的特点☆☆☆。为了解决电子文档管理中存在的不足□□☆,文中将提出具体的建议☆☆☆,旨在促进电子文档管理的工作效率□□☆□,提高电子文档管理的工作质量□□□☆。

   一☆□☆、电子文档管理的现状

   电子文档通过口计算机的运用□□□,实现对材料的记录☆□□□☆。电子文档的形式较多□☆☆,如:电子文字□☆□☆□、电子图纸☆☆☆□□、电子表口格等□☆□☆□,同时电子文档有着自身的优势□☆☆☆☆,如:大容量☆□☆、小体积□☆☆□、易复制等☆☆☆□。随着信息技术的逐步发展☆☆☆,电子文档成为口了人们工作与学习生活中重要的一部分□☆□□,电子文档管理逐渐被人们所重视□□☆☆☆,电子文档管理要实现其安全性☆☆☆、科学性□☆☆、规范口性管口口理☆☆☆,才能满足人们的口需求☆☆□☆。但现阶段□☆□,电子文档口管理还存在诸多的问题☆☆□□□,电子文档管理发展比较缓慢□□□☆,不能满足口电子文档日益增长口的需求□□☆,同时☆☆□,电子文档自身存在诸多的不足☆☆□☆□,具有一口定的局限性□☆☆,致使电子文档管理日益严峻☆☆□☆☆,电子文档管理缺乏秩序☆☆☆□☆,严重影响着对电子文口档的查询与保存☆□□□□。电子文档管理的问口题要进行深入的研究与分析☆□□□,才能对口其进行有效地解决□☆☆☆。

   二□☆□、电子文档管理的特点

   口电子文档管理有着自身的特点☆□□,主要表现在以下几个方口面:其一☆☆☆□□,自动化管口口理□☆☆□□。电子文档管理主要是通过对计算机及信息技术的应用而开展工作的☆☆□,在计算机上通过必要的软件对其文档进行审核□□□☆、签发☆□☆、归档等☆□☆□,从而口对口电口子文档实现电子化☆☆☆、自动化口管理;其二□□□,数码口化保口存□☆□。电子文档通过网络技术口的运用☆□□☆☆,将材口口料口转换为数码☆☆□,通过必要的口软件对其口进行识别□☆☆☆、录入与保存□□☆☆。数码化保存实现了对材料的长久性保存☆□☆,它具有较大的存储空间☆□□☆☆,将实现对资源的合口理利用;其三□□☆□□,网络化传口输☆☆□□。电子文档实现了网络化传输☆□□☆□,通过计算机□□☆,其传输更加便捷□☆□、更加迅速□☆☆☆□,利于对口电子文档管理的科学化□☆□、系统化☆☆☆□□、及时化;其四☆☆☆□☆,公开口口化形口式☆□☆□☆。电子文档管理口逐渐公开化□☆☆,通过网口络监口控□☆☆□,利于对电子文档的鉴别☆☆☆□☆、归类☆□□☆☆、整理与归档口口等□□☆,口☆口口☆口提高了文档管理的工作效率□☆□□。同时保证了文档管理的工作质量;其五□□□☆,在线化利用□☆☆。电子文档管理具有共享性□□□□☆、复制性□☆☆□☆、交互性等□□□□,电子文口档的利口用将不受时间与空间的口限制☆☆□,通过网口络平台☆☆□,便可以对其进行口利用□☆☆□☆,促进口了电子文档的使用率☆□□☆。

   三☆□□☆、电子文档管理的建议

   电子文档管理工口作有着重要口的作用☆□☆□,其管理问题日益严峻□☆□,要迅速开展电子文档管理工作□□☆,积极促进电子文档管理的规范化☆□□、秩序化☆□□、科学化□☆☆□、系统化与同步化等☆☆□。下文将阐述几点建议☆□□,旨在提高电子文档管理的工作水平□□□。

   口(一)健全电子文档管理制度□☆□☆□。电子文口档管口理的规范化与秩序化☆☆□,需要建立健全口电子文档管理制度☆□☆,电子文口档管口理制度的建立要根据其实际情况□☆□☆,结合电子文档管理的特点□☆□,从而制定严谨的管理制度☆☆□□☆。在电子文档管理过口程口中□□□,依据其制度□☆☆□□,进行规范的电子文档登记□□☆□☆、鉴定□☆☆、归档□□☆、保存等☆□□。同时电子文档管理的过口程口中☆□☆□☆,要采用必要的口技术手段☆□□□,进而提高电子文档的质量□□☆□□,保证其信息的可靠性☆☆□□、完整性与真实性等☆☆□□。

   (二)完善电子文档归档方式☆☆□☆□。电子文档管理要完善其归档方式☆□☆☆,可以采用逻辑归档与物理归档☆□☆☆☆,其中逻辑归档是运用计算机技术☆☆□☆□,电子口文档由档案部门直接通过计算机进行综合利用口与管理☆☆☆,这种方式对口网络环境要求较高□☆□,要对其进行全方位的安全管理□☆☆□,才能保证口其安全性;物理归档由档案部口门进行拷贝或刻录☆□□□,再进行口移交口管理☆☆□☆,这种方式相对安全□☆□☆☆,利于电子文档的长久管理与保存☆☆□。

   (三)确定电口子文档归档内容□☆□。电子文档在管理过程中要明确其归档的口内容□□□☆,才能保证电子文档管理的有效性□☆□□☆。电子文档归档的内容主要涉及归档的范围□☆☆、时间☆☆☆、数量□☆☆□☆、要求以及方法等□☆☆,其中归档的范围要全面□☆□□,才能提高口电子文档管理的质量☆☆□□□,其范围主要有文字☆□☆、图像☆☆□☆、声音□☆□、数据等众口口口多文件;归档的时间是由电子文档运用的技术与环境等诸多因素口共同决定的□☆☆□,其时间不口宜口过长☆☆☆☆,可以进口行年度归档口或季度归档;归档的数量决口定着电子文档管理的安全性☆☆□□,最为基础的数口量为两套拷口贝☆□☆,一套保存和一套借口阅;归档的要求口要根据电子文档管理的实际需求进行调整与规定;归档的方法众多□☆□☆☆,可以口采用备份归档☆☆□☆□,也可以采用压口缩归档☆☆☆□□。

   (四)提高文档管口理人员的综合素质☆☆□。随着信息技口术的发展☆☆□,电子口文档管理对技术的要求也在不断提升□☆□☆,口☆口口☆口要求其管理人员的综合素质要有所保证☆□□。提高电子文档管理人员的综合素质☆□□☆,才能实现电子文档管理的科学性☆□☆,才能保证电子文档管理的质量□□☆☆,才能提高保证电子文档管理的效率□□☆。提高管理人员的综合素质□☆□☆☆,要求管理口人员要通过学习或培训□☆□☆,提高自身的管理专业技能□□□,同时还要提高自身的职业道德素质☆☆□□☆,才能运用现代化的手段进行电子文档管理□□☆☆□,才能促进电子文口档管理工作的进一步发展☆□□☆☆。

   教育期刊网 htt口p://口ww口w.jyqkw.com参考文献:

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   [口3] 陈丽明. 事业电子口文档管理的现状□☆□☆、特点及相关建议[口J].办公室业务☆☆□☆☆,2013☆□☆□□,6(03).

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